資訊科技與便民─從資訊的本質談起 6-5

貳、電子文件的性質

二、應用上的性質

根據基本性質，若加上應用上的價值考量，則電子文件可以：

（一）實現知識共享的理想

和傳統的媒介比較，電子文件幾乎沒有物質和時空的障礙，因此，它使得我們有機會實現知識共享的理想。NII中談到的種種應用，諸如醫療系統、教育系統，公共資訊系統以及在行政革新計劃下的戶役政、地政、通關和公文自動化等等，都可說是知識共享的逐步實踐。從另一個角度看，這些建設都是為了人民，即便民。資訊的充份共享是便民的必要措施。資訊社會的終極理想之一，就是希望能做到對民眾充份的告知，老百姓在生活中要什麼資訊都能如願得到。知識共享和充份告知也是民主政治的基礎。其實施行民主政治，也就是便民。知識共享是一個基本理想，由此可孳生許許多多便民的政策和措施來。

（二）突破傳統的時空障礙

電子文件是以電子或電波的速度在處理、傳輪。因此，它在處理或傳輸的反應時間上，比傳統的方式快了非常多。且由於高速綱路將無所不至，空間的障礙也日益減少而幾至於無。這些突破時空障礙的性質，正是提高行政效能，服務民眾的威力所在。

如果我們再深入看看，電子文件帶來時空關係的改變將不止前述者。例如：電子文件可以「看到未來」。通常，一篇文件只會引述以前相關的文獻，這是看到過去。然而，經電腦整理以後的資料，卻可參考到在此文件發表了以後相關的文件，如後續報導、評述、或回覆的文件之類的。這可不是看到未來嗎？其實，在電腦中的時空，已不是我們生活上的時空。電子文件之於傳統文件，亦有這種對比。

再者，由於時空障礙的消解，文件不再是靜態的，它可以在綱路上以「動態」的方式呈現。例如：網路上的雜誌不一定是全部編輯完的，只要一部份文章定了稿，讀者就已經可以先睹為快。網路上的新聞也有隨到隨登的。又如，公文亦可同時會簽辦理，不必像傳統的循序處理，而在簽辦的過程中，相關人員立刻可以知道時下的進度和情況如何。不必等到完全辦完後才能知曉。

此外，電腦的儲存能力和目前文件的紙張版面比起來，是大得太多了而幾乎可認為是沒有容量限制的。於是，不僅版面容量的限制沒有了，整個文件的容量也幾無限制，而且文件和文件間的疆界亦將由於彼此參照密切而淡化（請參照（七）之說明）。一般而言，電子文件將構成一個幾無時空障礙的虛擬時空。

（三）用機器駕馭知識

由於電子文件幾乎是所有知識的載體，所以用電腦或其他設備來處理它時，就是用機器在駕馭知識，可以充份有效地利用知識來謀求福祉。

（四）作為管理資源的資源

如果我們把資訊或電子文件視作一種社會資源，那麼，它不僅是如前所述取用不竭的資源，還是管理一切其他資源的資源。因為資訊就是知識的化身。

（五）取代和節省其他的資源

資訊或是電子文件是可用以取代其他資源的。譬如，我們利用電子文件以節省時間，那麼它就等於替代了時間這個資源。又如，視訊會議替開會的人省了飛機票，那麼它就替代了燃油和飛行器，以及相關的所有服務（也是資源）。

（六）作為保育的利器

依據上述的討論，它可以充份有效地利用世上的資源，也充份節約資源，真正能夠接近「物盡其用」的理想。如此一來，在生態保育、環境保育上，電子文件亦有其絕對的重要性。

（七）提供強有力的知識運用環境

文件上了網路之後，是和網路上許多其他的資訊共同匯集在一起，可同時呈現的。這兒所指的其他資訊極可能將會應有盡有，盡攝古今中外所有重要的文獻。這浩大的資訊給文件提供了極強有力的背景支援。它將可能會改變文件撰寫的章法：可以不必多費筆墨於背景之陳述或對其他文件的摘引，也許文件中會加些指標或按鈕，以導閱（navigation）的方式即可在背景資訊中提供極完整且深入的相關知識，而讀者想知道多少，便可知道多少。這兒我們說「知道」的意思是，讀者想看也可以，想聽也可以，這是因為拫據預測，以後絕大多數的電腦都具有多媒體功能的緣故。

在上述的閱聽環境下，虛擬實境的技術不僅提供了圖文並茂的使用介面，更重要的是大大地加強了分析和呈現相關知識的服務。比方說，一則醫藥報導可能導閱出人體內航行的動畫，或依閱聽人的選擇，呈現器官病變過程各種不同角度的立體剖面圖等。而模擬技術和虛擬實境技術配合的運用，更可以使我們能夠看到未來可能發生的狀況。

此外，我們也可以把同一主題，許多不同來源的報導匯集起來，彼此相互參照比較著閱讀；也可以對一則事件自始至終所有的報導完整地觀察。這些閱讀方式不僅可獲得更詳細正確的消息，更可以容易地辨別文件的品質。

對使用者而言，文件的閱讀方式將不再限於線性，即一個文件從頭到尾依次閱讀，而是可以在許多文件間片斷地、跳躍式的閱讀。這種超文件或超媒件的閱讀方式，不僅改變閱讀的習慣，也將會改變寫作的原則。

（八）提供知行合一的新合作環境

在網路上發展協力（co-laboration）的工作環境已有數年，且已有小成。在家上班、遠距上班，虛擬鄰居（virture neighborhood），虛擬社群（virture community）等，都是突破現有時空障礙而導出的新工作環境和新的合作倫理的實踐。

文件上了網路，就沒有生產、儲存、運輸、和銷售（分配）等問題。因為使用者的取用就是生產，就是供需的匹配（分配）；資料庫就是倉庫；而網路更是所有文件共同使用的運輸網和銷售網。處此情境，政府機關可以不必像以往那麼地仰賴媒體，可以直接在網路上立刻公佈消息。再者，以往不易流傳的文件，像是政府的公報，上網路後立刻天下皆知，也就不必靠媒體輾轉報導了。不僅政府機關可如此，私人企業亦然。

在這種變革下，使用者的行為亦勢必隨之而變，無論在心態、認知行為、及詮釋解讀等方面，均將受到影響。例如，如果在操作、擷取、檢索、解讀方面有任何問題，立刻可以在網路上求助，總有素不相識的好心人，能立刻幫你解決問題；又如閱聽後如果有後繼的行動，像是發表意見或是購物，亦可能直接在網路上直接完成。這表示「知」和「行」將在網路環境下一齊完成。善用以上（七）、（八）所談的性質將可創造便民的重要功能。

（九）提供統一的工作環境促進領域間的融合與溝通

數位化電子媒體提供了一個統一的環境：同樣的知識表達媒介，相容的處理設備，並且架設在同一個通達全世界的網路上。這改變雖然是在工程層面發生的，但是如前所述，它是基因，凡是用到資訊的地方都會輾轉地受到影響。這個影響，就是改變現有機構或社群間的依存關係，也改變了個人的社會依存關係。

比方說，編輯和排版軟體的流行，使得許多機構和打字行的關係疏離了，這是分。又如，圖書館如今也做起大眾傳播和教育的事情：美國的圖書館政策在NII的影響下，已經宣告圖書館要從事學術新聞和社區新聞（對社區圖書館而言）的傳播工作，以及成人教育和社區教育的工作，這是合；它使得圖書館、傳播媒體、和教育機構的關係更密切，功能更重複，而呈現出整合的趨勢。

大體上說，機構之間若是只有服務的關係，像打字排版，則呈現出分的趨勢。有些行業將因之沒落。若是機構間存在著的是知識性質的關係，如共同擁有或使用同樣的資訊，則彼此間出現合的壓力。　

就發展趨勢而言，許多行業間依存關係將更密切，合作、協力的工作方式將會加多且日益受到重視。於此，各級政府間的合作，以及政府與民間的合作等關係，將日益緊密。這表示彼此間的關係將不停地改變，是個巨大持久的變局。此變局或將導致機關內外事權的改變和服務民眾關係的改變。臨此局勢，宜時時警覺此變局之進展，並事先多做溝通、規劃和調整，防患於未然。此外，由於資訊匯集及合作關係的發展，勢必導致創造力和新應用的爆發以及發展出許多新的跨領域行業。這些都和便民息息相關，且影響至鉅。